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E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht, wir bieten einfache Lösungen!
Was viele Unternehmer bisher nicht berücksichtigen oder schlicht nicht wissen – die Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist Pflicht! Bisher hat der Gesetzgeber in Form des Finanzamtes jedoch ein Auge zugedrückt und nur bei steuerrechtlichen Ermittlungen nachgefragt, durch die GoBD und die DSGVO hat sich das aber teilweise geändert.
Hätten Sie es gewusst? Jedes Unternehmen, egal ob mit nur 1 oder 1000 Mitarbeitern, ist gesetzlich dazu verpflichtet jede E-Mail für mindestens 6 Jahre zu archivieren. Ausgenommen davon sind lediglich Freiberufler und Kleinstunternehmer.
Mit diesem Sachverhalt sichern sich die Steuerbehörden gegen eine Verschleierung bei strafrechtliche Untersuchungen in Unternehmen ab. Seit dem 01.01.2017 ist die Übergangszeit der GoDB vorbei und muss somit von Unternehmen angewendet werden. Die Archivierungspflicht für E-Mails steht zwar nicht explizit dort drin, ergibt sich aber aus den Vorgaben.
Doch nicht nur bei Steuerhinterziehung kann die öffentliche Hand auf die Kommunikation zugreifen, das gilt selbstverständlich ebenso bei Betrugsdelikten oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.
Wie ist das für Mitarbeiter beim Home Office?
Wenn E-Mails privat versendet werden kann jeder User selbst entscheiden, wie er damit umgeht. Er kann seine E-Mails archivieren oder sie einfach löschen.
Wenn E-Mails über eine beruflich bzw. gewerblich genutzte E-Mailadresse reinkommen oder verschickt werden, müssen diese gespeichert bleiben. Dabei ist es unerheblich, ob die E-Mail von jemandem extern an Sie geschickt wurde, oder ob Sie eine E-Mail selbst versendet haben. Der komplette Posteingang und Postausgang ist zu archivieren.
Wenn daher geschäftliche E-Mails im Home Office verarbeitet werden, besteht natürlich hier ebenfalls eine Pflicht zur Speicherung.
Wie lange müssen E-Mails gespeichert werden?
Der Gesetzgeber ist bei der Benennung der Frist sehr deutlich und unterscheidet 2 Zeiträume. E-Mails müssen grundsätzlich mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Haben Sie beispielsweise eine E-Mail in 2017 erhalten, so ist diese bis 2023 zu archivieren.
Der zweite Zeitraum beträgt 10 Jahre und bezieht sich auf alle E-Mails, die Rechnungen, Belege, Abschlüsse, wirtschaftliche Lageberichte, Bilanzen oder weitere Organisationsunterlagen enthalten. Für diese E-Mails gilt der gleiche Zeitraum, wie für die schweren Aktenordner der Buchhaltung.
Da eine Unterscheidung relativ schwierig ist und quasi nur durch eine zusätzliche manuelle Kategorisierung erfolgen kann, empfehlen wir Ihnen einfach alle E-Mails für 10 Jahre zu speichern.
E-Mail-Archivierung und DSGVO
Ja, die E-Mail-Archivierung ist ein Zahnrad im Sinne der neuen DSGVO. Denn sie bietet im Rahmen des Data Governance eine ordnungsgemäße Grundlage für die Verwaltung und Dokumentation von personenbezogenen Daten.
Schreibt ein Kunde jedoch eine E-Mail an das Unternehmen und äußert anschließend den Wunsch auf Löschung, weil er sich auf das neue Recht auf Datenlöschung beruft, so ist dies nur möglich, wenn die Speicherung der E-Mail nicht gegen anderes geltendes Recht verstößt. Das ist bei einer Kommunikation auf der Grundlage einer Geschäftsbeziehung der Fall, die E-Mail muss also erhalten bleiben.
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